Depuis plusieurs années, nous entendons beaucoup parler d’automatisation dans le contexte des entreprises.

L'automatisation est possible grâce à des technologies utilisées afin de réduire l'intervention humaine pour des tâches répétitives. Sur le papier, l’automatisation a donc tous les avantages, et permettrait d’augmenter l’efficacité opérationnelle d’une organisation en contrepartie d’un investissement humain et financier.

La réalité n’est-elle pas plus nuancée ?  Dans cet article, nous abordons les avantages et limites de l’automatisation.

Ses avantages

L’automatisation présente évidemment un avantage de premier plan qui est le coût d’utilisation sur le moyen et long terme. En effet, qui dit  actions automatisées, dit sollicitation réduite des ressources humaines pour effectuer le travail. Ceci étant, cet avantage financier n’est pas immédiat, il se constate après amortissement de l’investissement de départ.

Un autre avantage à ne pas négliger,  la satisfaction et le bien-être des employés. En effet, ceux-ci n’ont plus à faire certaines tâches répétitives ou ingrates, et peuvent se concentrer sur des activités créatives et créatrices de valeur ajoutée. Les employés ont donc un impact plus significatif sur l’organisation, par l’évolution de leurs missions au quotidien. C’est un double avantage, pour l’entreprise et pour les salariés, qui crée plus de valeur avec le même volume de temps.

Cet aspect peut parfois faire une différence très importante dans la composition des journées de travail des employés, en leur permettant de dégager beaucoup de temps et repenser leur organisation autour de cette nouvelle ressource temps disponible. 

Les autres avantages se constatent aussi en bout de la chaîne de valeur, du côté des clients. Par exemple, du fait de l’automatisation, les actions de suivi et d’information sur des commandes ainsi que la prise en charge de ces tâches est systématique. Là où les entreprises qui ont encore une gestion sur un chiffrier Excel et papier, doivent compter sur leur employés pour faire les actions nécessaires de communication. 

Si l’automatisation présente donc beaucoup d’avantages, elle a aussi ses limites.

Ses coûts et limites

Premièrement, en terme d’investissement, l’automatisation nécessite un effort financier, qu’il faut pouvoir assumer en tant qu'organisation. Au-delà de cet aspect financier, il y a l’aspect humain. 

La mise en place de l’automatisation nécessite de la formation et d’accompagner le changement dans les entreprises. La bonne prise en charge de cette étape est cruciale pour le succès d’un projet. 

Au-delà des coûts de l’automatisation, une équation est à prendre en compte : l’automatisation nécessite de la donnée fiable et une logique d’intégration. 

Plus on va loin dans l’automatisation, plus on augmente la complexité du système, quel qu’il soit. 

Pour un système industriel, cela veut dire qu’un ingénieur ou partenaire va devoir intervenir pour faire la mise en place et la maintenance de ce système. 

Pour un logiciel, cela veut dire qu’il va y avoir une logique métier avec une interdépendance forte entre différents référentiels de données et une logique d’intégration potentiellement complexe.

En résumé :

Pour une compagnie, il est donc important de trouver le juste équilibre entre automatisation et efficacité opérationnelle. 

Une automatisation trop avancée et trop rapide de l’entreprise peut générer des bloquants et  frustrations chez les utilisateurs s’ils ne sont pas assez formés ou si la phase de déploiement a été trop rapide. 

L’automatisation ne garantit pas l’efficacité d’une entreprise, si celle-ci ne dispose pas des ressources ou de la maturité organisationnelle nécessaires pour exploiter ce système. 

La phase de transition vers une compagnie optimisée avec de l’automatisation doit se faire progressivement, avec des étapes et jalons permettant de mettre la gestion des données au cœur des ses pratiques