Il existe de nombreuses façons d'automatiser certaines tâches de votre organisation et de récolter les avantages d'une efficacité accrue et d'une réduction des coûts. Bien que l'automatisation soit là pour rester, c'est à chaque compagnie de décider comment et si elle veut l'utiliser.
Qu'est ce que l'automatisation ?
L'automatisation consiste à effectuer une séquence d'opérations pour accomplir des tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Les tâches s'effectuent d'elles même, sans effort.
Objectif de l'automatisation
L'objectif principal est de simplifier le quotidien, améliorer la productivité et l’efficacité.
Il s'agit de permettre aux employés de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
L'automatisation permet un gain de temps donc réduction des coûts, une meilleure planification, la réduction de l’intervention manuelle (diminution des erreurs, du stress), de résoudre les problèmes liés aux processus informatiques et métiers.
Quand passer à l'automatisation ?
Commencez par vous poser cette question : quelles sont les tâches répétitives effectuées quotidiennement par vos collaborateurs et vous-même, qui sont pénibles et qui ne nécessite pas forcément l'expertise humaine ?
Quelques pistes :
garder une vue d'ensemble sur les processus opérationnels
uniformiser les systèmes de communication
minimiser les coûts, et les erreurs
simplifier la validation des actions menées
Les outils d'automatisation
Un outil logiciel est un programme ou une application qui remplit une fonction spécifique. Un outil d'automatisation permet d'automatiser des tâches répétitives, comme le traitement d'images ou l'analyse de données.
Il existe de nombreux types d'outils d'automatisation : basés sur le web, mobiles, en nuage et de bureau (Windows/Mac). Certains sont multiplateformes, ce qui signifie qu'ils peuvent fonctionner sur plusieurs systèmes d'exploitation.
Nous vous partagerons nos retours d'expérience et comparatif dans un prochain billet de notre série sur l'automatisation.
Limites de l'automatisation
Le coût : pour créer des solutions d'automatisation efficaces, il faut être prêt à y consacrer du temps et de l'énergie.
Le champ d'application : l'automatisation n'est pas une forme d'intelligence. En fonction du processus automatisé et de la manière dont il est conçu, certains éléments peuvent être vulnérables s'ils ne sont pas couverts par le champ d'application. En limitant l'automatisation à certains aspects et fonctions, vous pouvez réduire ce risque. L'automatisation reste un outil sûr et fiable dès lors que sa mise en œuvre est bien pensée.
Conclusion
L'automatisation contribue à l’amélioration de la croissance et à l’efficacité de votre compagnie, tout en libérant du temps à vos collaborateurs. Pour atteindre cet objectif, vous devez commencer par identifier les tâches de votre quotidien qui peuvent être automatisées. Ensuite, vous devez déterminer quels sont les outils disponibles pour ces tâches. Une fois que vous avez trouvé ces outils, il est temps de mettre en place votre système et d'automatiser !
En savoir plus sur le sujet :